Usługi członków zarządu na rzecz spółki – kiedy są dopuszczalne?

Czy członek zarządu może świadczyć profesjonalne usługi na rzecz spółki w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG)?

To jedno z najczęstszych pytań zadawanych przez przedsiębiorców oraz doradców podatkowych.

W teorii wydaje się to logiczne: osoba z kompetencjami świadczy spółce usługi, fakturuje, rozlicza się na preferencyjnym ryczałcie, a spółka zyskuje koszt.

W praktyce – takie działanie może być podstawą sporu z fiskusem, co potwierdzają interpretacje organów podatkowych oraz wyroki sądów administracyjnych.

Co mówią organy podatkowe i sądy?

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej oraz wojewódzkie sądy administracyjne zajmują coraz bardziej rygorystyczne stanowisko wobec członków zarządu, którzy chcą świadczyć usługi na rzecz „własnej” spółki w ramach JDG – szczególnie, gdy czynności te są opodatkowane ryczałtem (np. 8,5% lub 15%).

Przykład: wyrok WSA w Poznaniu, sygn. I SA/Po 6/23 z 30.05.2023

W tym orzeczeniu sąd uznał, że świadczenie usług marketingowych, szkoleniowych i administracyjnych przez członka zarządu, który jednocześnie otrzymuje wynagrodzenie z tytułu powołania, może być działaniem zmierzającym do unikania opodatkowania. Dyrektor KIS odmówił wydania interpretacji indywidualnej, uznając planowane działanie za sztuczne i podatkowo nieuzasadnione.

Czy to oznacza, że usługi członka zarządu są zawsze zabronione?

Nie. Przepisy podatkowe nie zakazują świadczenia usług przez członka zarządu. Warunkiem legalności i bezpieczeństwa podatkowego jest wyraźne rozdzielenie ról oraz spełnienie konkretnych wymagań. Kiedy świadczenie usług przez członka zarządu jest dopuszczalne?

Aby takie działanie było zgodne z przepisami i nie wzbudzało zastrzeżeń fiskusa, muszą być spełnione łącznie następujące warunki:

• Zakres usług nie pokrywa się z obowiązkami wynikającymi z pełnienia funkcji zarządczej (z powołania, kontraktu menedżerskiego).

• Usługi nie mają charakteru sztucznego ani pozornego (czyli nie służą wyłącznie optymalizacji podatkowej).

• Umowa jest zawarta na zasadach rynkowych, dotyczy realnych, specjalistycznych usług, z jasno określonym zakresem, odpowiedzialnością i wynagrodzeniem.

• Usługi są odpowiednio udokumentowane – istnieją raporty, efekty pracy, protokoły odbioru, faktury.

Przykłady uzasadnionych modeli współpracy B2B:

1. Programista

Członek zarządu spółki technologicznej prowadzi równolegle JDG w zakresie tworzenia aplikacji webowych. Spółka nie ma działu IT. Zleca mu stworzenie systemu e-commerce. Zakres usług, wynagrodzenie i odpowiedzialność są opisane w szczegółowej umowie.

2. Architekt w spółce deweloperskiej

Członek zarządu spółki deweloperskiej jest aktywnym architektem (JDG). Projektuje biurowiec dla spółki, która nie zatrudnia architektów wewnętrznie. Projekt nie jest związany z obowiązkami zarządczymi.

3. Ekspert ds. cyberbezpieczeństwa

Członek zarządu spółki SaaS prowadzi JDG w zakresie audytów bezpieczeństwa. Przeprowadza testy penetracyjne aplikacji spółki – na zlecenie działu operacyjnego, w ramach formalnej umowy.

4. Grafik w branży kosmetycznej

Członkini zarządu spółki kosmetycznej jest graficzką i prowadzi JDG. Spółka zleca jej zaprojektowanie opakowań nowej linii kosmetyków – na zasadach rynkowych i z pełną dokumentacją.

Wnioski praktyczne

Jeśli planujesz świadczenie usług na rzecz spółki jako członek zarządu, zadbaj o:

1. Szczegółową umowę cywilnoprawną – opisaną pod kątem zakresu usług, wynagrodzenia i odpowiedzialności.

2. Dokumentowanie wykonania usług – raporty, protokoły, efekty pracy.

3. Wyraźne oddzielenie ról – to, co robisz w JDG, nie może się pokrywać z tym, co robisz jako zarządca.

4. Stawki rynkowe – wynagrodzenie musi odpowiadać wartości rynkowej usługi.

Podsumowanie

Świadczenie usług przez członka zarządu na rzecz spółki nie jest zabronione, ale obarczone znacznym ryzykiem podatkowym. Współpraca w formacie JDG musi być realna, rynkowa i wyraźnie odseparowana od funkcji zarządczych.

Jeśli planujesz taki model – skontaktuj się z nami.

Pomożemy Ci bezpiecznie wdrożyć elastyczne formy wynagradzania w spółce z o.o. z wykorzystaniem JDG, w tym m.in.:

• ocenimy ryzyka podatkowe i ZUS,
• opracujemy strukturę wynagrodzenia (B2B, umowa cywilnoprawna, powołanie),
• przygotujemy odpowiednie umowy i dokumentację.