Rewolucja w uprawnieniach PIP od 2026 roku – co muszą wiedzieć pracodawcy?

Od 2026 roku Państwowa Inspekcja Pracy zyska nowe, szerokie kompetencje, które diametralnie zmienią realia kontroli w firmach. Dla wielu przedsiębiorców oznacza to konieczność gruntownego przeglądu umów i procedur. Sprawdź, co się zmieni i jak się przygotować.

Co się zmienia od 2026 roku?

Wchodząca w życie nowelizacja ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) przewiduje znaczące rozszerzenie uprawnień kontrolnych tego organu. Zmiany są odpowiedzią na rosnącą popularność tzw. „elastycznych form zatrudnienia”, w tym przede wszystkim umów B2B.

Najważniejsze nowe uprawnienia PIP:

1. Samodzielne ustalanie istnienia stosunku pracy – inspektor będzie mógł stwierdzić, że dana relacja zawodowa powinna być umową o pracę, nawet jeśli formalnie zawarto umowę B2B.

2. Wydawanie decyzji zastępującej umowę o pracę – bez konieczności kierowania sprawy do sądu. Pracodawca zostanie zmuszony do podpisania umowy o pracę, jeśli PIP uzna, że doszło do tzw. „fikcyjnego samozatrudnienia”.

Krótkie terminy na reakcję – przedsiębiorca będzie miał tylko 7 dni na odwołanie się od decyzji PIP, co może być zbyt krótkim czasem na przygotowanie obrony lub weryfikację dokumentów. Decyzje PIP w sferze prawa pracy będą natychmiastowo wykonalne.

To przełomowe zmiany, które zmienią rolę PIP z organu kontrolnego w realnego decydenta o formach zatrudnienia w firmach.

Dlaczego to zagrożenie dla firm?

Dla wielu przedsiębiorców stosujących umowy cywilnoprawne lub współpracę B2B, zmiany oznaczają realne ryzyko zakwestionowania dotychczasowych modeli współpracy.

Problematyczne mogą być w szczególności sytuacje, gdy:

• osoba na B2B wykonuje pracę w sposób podporządkowany (np. ma stałe godziny, miejsce pracy, przełożonego),

• współpraca przypomina klasyczny stosunek pracy,

• umowy nie zawierają odpowiednio zdefiniowanego zakresu samodzielności i ryzyka gospodarczego wykonawcy.

W takich przypadkach PIP może nie tylko wydać decyzję o zawarciu umowy o pracę, ale także nałożyć sankcje finansowe oraz zawiadomić inne instytucje (np. ZUS, urząd skarbowy).

Konsekwencje podatkowe i składkowe – o czym wielu zapomina

Warto pamiętać, że choć to Państwowa Inspekcja Pracy będzie oceniać, czy doszło do „fikcyjnego samozatrudnienia”, to jej decyzje mogą uruchomić działania innych organów, w tym:

• Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) – który może zażądać zapłaty zaległych składek na ubezpieczenia społeczne za pracownika, którego relację z firmą uzna się za stosunek pracy.

• Urzędu Skarbowego – który może zakwestionować sposób rozliczania się z samozatrudnionym (np. stosowanie ryczałtu, kosztów uzyskania przychodu) oraz pozbawić firmę prawa do odliczenia VAT od faktur wystawianych przez osobę, którą formalnie uznaje się za „pracownika”.

Przykładowe skutki decyzji PIP:

• obowiązek zapłaty składek ZUS za 5 lat wstecz (z odsetkami),

• konieczność złożenia korekt deklaracji PIT i VAT,

• ryzyko karno-skarbowe dla zarządu lub właściciela firmy,

• utrata kosztów uzyskania przychodu i zwiększenie zobowiązań podatkowych.

Takie konsekwencje mogą poważnie naruszyć płynność finansową firmy, szczególnie jeśli kontrola dotyczy wielu osób zatrudnionych w oparciu o umowy B2B.

Jak się przygotować? Rekomendacje dla pracodawców

Aby zminimalizować ryzyko, warto już teraz rozpocząć działania prewencyjne. Co rekomendujemy jako kancelaria?

Audyt umów B2B i cywilnoprawnych

Przeanalizujemy zawarte umowy pod kątem ryzyka ich zakwestionowania przez PIP. Zidentyfikujemy zapisy, które mogą wskazywać na istnienie stosunku pracy.

Ocena ryzyka inspekcji

Oferujemy usługę oceny ryzyka kontroli PIP w Twojej firmie. Wskażemy, które obszary działalności mogą być problematyczne, i przygotujemy plan działania.

Wdrożenie odpowiednich procedur

Pomożemy wdrożyć jasne procedury rozdzielające współpracę B2B od zatrudnienia pracowniczego – np. politykę pracy zdalnej, system raportowania czy zakres odpowiedzialności.

Szkolenie dla kadry zarządzającej

Zorganizujemy warsztaty i szkolenia dla managerów, działów HR i właścicieli firm – aby rozumieli, jakie są granice między współpracą a stosunkiem pracy.

Nie czekaj do 2026 – działaj teraz

Choć zmiany wejdą w życie dopiero za kilkanaście miesięcy, czas działa na niekorzyść przedsiębiorców. Wiele firm działa obecnie w nieświadomości, że ich model zatrudnienia może zostać podważony. Tymczasem przygotowanie się teraz pozwala uniknąć stresu, kar i kosztownych przekształceń w przyszłość.

Skontaktuj się z naszą kancelarią, jeśli zatrudniasz pracowników w oparciu o umowy B2B lub inne formy cywilnoprawne. Oferujemy audyt, doradztwo i wdrożenie bezpiecznych rozwiązań – zanim zrobi to PIP.